Privacyverklaring 8vance

8vance helpt om arbeidsgerelateerde data te matchen en daardoor vraag naar en aanbod van werk beter bij elkaar te brengen.

Voor het aanbieden van onze diensten en het uitvoeren van onze overeenkomsten verwerkt 8vance op een aantal manieren persoonsgegevens. In deze privacyverklaring informeren wij je over hoe wij omgaan met de persoonsgegevens die wij verwerken in het kader van onze talentmatching dienst. 8vance is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen zoals beschreven in deze privacyverklaring. Dit betekent dat wij het doel en de middelen bepalen voor de verwerking van persoonsgegevens die via ons platform worden verzameld, waaronder opleidingsgegevens en individuele talentinformatie.

Onze software kan ook worden aangekocht door andere bedrijven voor verschillende doeleinden, waaronder interne matching. In dergelijke gevallen kan het aankopende bedrijf de verwerkingsverantwoordelijke worden. Als u via een partner toegang hebt gekregen tot het platform en niet zeker weet wie de gegevensbeheerder is, kunt u contact opnemen met 8vance of de partner voor opheldering. Onderaan deze pagina vind je de relevante contactgegevens als je vragen hebt of als je contact met ons wilt opnemen over je rechten onder de AVG.

Wat doet 8vance

8vance heeft een autonome matchingtechnologie ontwikkeld waarmee talent kan worden gematcht aan een specifieke zoekvraag van een gebruiker, bijvoorbeeld een bedrijf of organisatie. Werkenden of werkzoekenden kunnen gebruik maken van deze matching door een zakelijk profiel aan te maken op het platform van 8vance.

Met behulp van AI, Big Data en Digital Twin-technologie wordt relevante data uit gebruikersprofielen gehaald en gekoppeld aan vacatures. Onze matchingtechnologie is, in tegenstelling tot sommige andere wervingsmethoden, in het bijzonder gericht op vaardigheden. Deze focus maakt dat de matches objectiever zijn en dat een eventuele bias in zoekresultaten wordt voorkomen.

Hoe werkt onze matchingtechnologie

De matching werkt technisch als volgt: Vanuit de vacature of het talentprofiel wordt met behulp van algoritmes een lijst met kenmerken samengesteld om een kandidaat op een gestandaardiseerde manier te beschrijven binnen het platform van 8vance. De resulterende ‘digital twin’ wordt gebruikt om een profiel te matchen met een vacature of andersom.

Als input voor de matchingdata maakt 8vance gebruik van informatie die door kandidaten zelf aan 8vance wordt verstrekt bij het aanmaken en bijwerken van hun account. De matchingtool gebruikt deze gegevens om tot een resultaat met geschikte vacatures of kandidaten te komen. Het daadwerkelijke selecteren en contacteren van een kandidaat gebeurt door de 8vance gebruiker zelf. Talenten kunnen zelf actief naar matches zoeken of hun profiel op het platform openbaar maken, zodat bedrijven en werkgevers hen kunnen benaderen.

De op AI gebaseerde matchingtechnologie is gedurende de ontwikkeling daarvan noodzakelijkerwijs getraind. Voor deze training zijn openbaar gepubliceerde profielen van een aantal zakelijke platforms gebruikt. Daarvan zijn identificerende gegevens verwijderd, waaronder voor- en achternaam, foto, bedrijfsnamen, referenties naar andere profielen en gevoelige informatie uit vrije tekstvelden om een trainingsdataset mee samen te stellen. Door het weghalen van identificeerbare informatie is het voor ons niet meer mogelijk om in de trainingsdata een specifiek profiel terug te vinden. De data zijn alleen nog sets van werkervaring, vaardigheden en opleidingen. Er is dus sprake van geanonimiseerde data. Dat zijn de minimale gegevens die nodig zijn om de matchingtechnologie te trainen voor bruikbare doeleinden.

Welke informatie verzamelt en verwerkt 8vance

Indien u een account aanmaakt voor gebruik van 8vance vragen wij een minimaal aantal persoonsgegevens, waaronder voor- en achternaam, e-mailadres en wachtwoord.

Optioneel kunnen kandidaten nadere contactgegevens invoeren en verdere informatie geven over hun huidige functie, ervaring, vaardigheden, opleidingen, beschikbaarheid, gewenste toekomstige functie en dergelijke.

Hieronder leggen we uit waarvoor de verschillende persoonsgegevens binnen het platform worden gebruikt.

Doelen en grondslagen

Het hoofddoel van 8vance is om vraag naar en aanbod van werk zo goed en objectief mogelijk te laten matchen. Om vrager en aanbieder van werk in staat te stellen elkaar ook daadwerkelijk te vinden en contact te kunnen leggen, is het nodig om bepaalde persoonsgegevens te verwerken. Voor het ontwikkelen van de technologie die dat mogelijk maakt, heeft 8vance trainingsdata moeten inzetten.

8vance baseert de verwerkingen van persoonsgegevens op de volgende grondslagen:

• Uitvoering van een overeenkomst: Het matchen tussen vraag naar en aanbod van werk gebeurt ter uitvoering van onze dienstverlening aan kandidaten en organisaties, ofwel ter uitvoering van een overeenkomst. De persoonsgegevens die gebruikers in het platform hebben ingevuld, worden verwerkt op basis van een overeenkomst die zij digitaal hebben ondertekend bij het aanmaken van hun account.
• Toestemming: In specifieke gevallen kunnen we uw toestemming nodig hebben, zoals voor de verwerking van uw gegevens voor de nieuwsbrief of cookies. In dat geval informeren we u apart. Toestemming kan altijd worden ingetrokken, waarbij wel geldt dat eerdere gegevensverwerkingen op basis van die toestemming op zich geldig blijven.
• Het gerechtvaardigd belang: Voor het verzamelen en gebruiken van trainingsdata baseert 8vance zich op haar gerechtvaardigde belangen. We handelen hierbij conform de ‘handreiking scraping door particuliere en private organisaties’ (mei 2024) van de Autoriteit Persoonsgegevens. De volledige uitwerking van het gerechtvaardigd belang wordt in een separaat document behandelt. Samenvattend is het belang gebaseerd op de noodzaak van een goede werking van de 8vance matchingtechnologie voor economische exploitatie alsmede een maatschappelijk belang. Gebruik van het 8vance platform kan namelijk bijdragen aan een betere doorstroming op de arbeidsmarkt en vermindering van discriminatie, nu naam, afkomst, leeftijd en geslacht niet worden meegenomen in de matching.
• Er kunnen wettelijke (administratieve) verplichtingen zijn waardoor 8vance uw persoonsgegevens moet verwerken. Onder dergelijke omstandigheden worden de persoonsgegevens verwerkt voor doeleinden die niet door 8vance zijn vastgesteld en dus niet zijn te wijzigen.

Te allen tijde worden niet meer persoonsgegevens verwerkt dan strikt noodzakelijk is voor de door ons te bereiken doelen.

Bewaartermijnen

8vance bewaart data, waaronder persoonsgegevens, voor zo lang als dat noodzakelijk is om haar dienstverlening goed te laten functioneren. Als 8vance uw persoonsgegevens niet meer nodig heeft voor het doel waarvoor de gegevens zijn ontvangen dan worden ze verwijderd, tenzij we wettelijk verplicht zijn om ze te bewaren. Bijvoorbeeld, profielen waarbij één jaar lang al niet is ingelogd worden automatisch volledig verwijderd. Trial accounts van bedrijven of organisaties worden drie maanden na afloop van de trial verwijderd.

Gebruikers van 8vance hebben en houden volledige zeggenschap over hun eigen persoonsgegevens en kunnen op elk gewenst moment de matching deactiveren, zichtbaarheids- en andere privacy instellingen aanpassen of hun account verwijderen. Daarnaast heeft u enkele privacy rechten waarmee u kunt zorgen dat uw persoonsgegevens niet langer worden bewaard. Voor verdere uitleg, zie het deel “Uw rechten onder de AVG”.

Derden en internationale doorgifte van persoonsgegevens

8vance werkt met leveranciers van IT-diensten en andere derden om de dienstverlening van 8vance (technisch) mogelijk te maken. Als deze partijen persoonsgegevens verwerken in opdracht van 8vance, dan zal 8vance met hen verwerkersovereenkomsten sluiten, waardoor zij eveneens gehouden zijn tot naleving van de relevante privacyregelgeving.

8vance bewaart data op servers die zich bevinden in de Europese Economische Ruimte. Mocht 8vance op enig moment persoonsgegevens doorgeven naar een land daarbuiten, dan zullen we passende maatregelen treffen voor de bescherming van uw privacy, zodat deze op een vergelijkbaar niveau is als binnen de EER. U behoudt al uw rechten zoals deze onder de AVG gelden.

In het geval dat u uw e-mail inbox via Gmail configureert, bewaart onze applicatie Gmail-berichtgegevens alleen in onze database om de conversatiegeschiedenis tussen recruiters en talenten weer te geven. Alle opgeslagen gegevens zijn gebruiker specifiek en worden niet gedeeld of verwerkt buiten het beoogde gebruik. Alle gegevens worden veilig opgeslagen en de toegang is beperkt tot geautoriseerde services. We bevestigen expliciet dat Google Workspace API’s niet worden gebruikt voor het ontwikkelen, verbeteren of trainen van AI- en/of ML-modellen. We voldoen aan het Google Workspace API user data and developer policy en de  Google API policy protections for the generative AI era.

Bescherming

8vance heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om te waarborgen dat persoonsgegevens goed worden beveiligd. Zo is 8vance ISO 27001 gecertificeerd. Binnen de hele organisatie wordt het ‘privacy by design-principe’ toegepast, waarvan bijvoorbeeld toegangsbeveiliging, scheidingen van dataopslag omgevingen en encryptie onderdeel uitmaken.

Om de beveiliging te testen, voeren we regelmatig en minimaal jaarlijks penetratietests uit. Daarnaast passen wij dataminimalisatie toe, wat betekent dat wij steeds kritisch zullen beoordelen of de persoonsgegevens die wij verwerken wel echt nodig zijn voor het realiseren van onze doelen. Het uitgangspunt van onze werkwijze is te allen tijde conform het ‘privacy-by-default principe’, oftewel de meest privacy vriendelijke werkwijze wordt gekozen. Dit blijkt bijvoorbeeld uit het feit dat nagenoeg alle persoonsgegevens optioneel kunnen worden ingevoerd (zie meer bij het hoofdstuk ‘Welke informatie verzamelt en verwerkt 8vance’).

Uw rechten onder de AVG

Onder de AVG heeft u een aantal privacy rechten als 8vance uw persoonsgegevens verwerkt:

Als u een verzoek wilt indienen om bovenstaande rechten uit te oefenen of als u vragen heeft over hoe 8vance met uw persoonsgegevens omgaat, neem dan alstublieft contact op met 8vance via de contactgegevens onderaan.

8vance zal uw vraag of verzoek in behandeling nemen en zo spoedig mogelijk en in ieder geval binnen de daarvoor geldende termijnen bij u erop terugkomen. Het kan zijn dat 8vance aanvullende informatie nodig heeft om uw verzoek te verwerken. Bijvoorbeeld in het geval van een verzoek tot inzage of verwijdering zal 8vance zeker willen weten dat u degene bent over wie de persoonsgegevens gaan en zal 8vance om informatie vragen om uw identiteit te helpen bevestigen.

Gebruikers die een profiel hebben aangemaakt bij 8vance kunnen de persoonsgegevens die worden verwerkt via dat profiel inzien, aanpassen, de privacy instellingen aanpassen en indien gewenst hun persoonsgegevens of account verwijderen.

Tevens bestaat het wettelijke recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens

Deze privacyverklaring is van toepassing op verwerkingen van persoonsgegevens door:

8vance Matching Technologies B.V. (verwerkingsverantwoordelijke)

Kazernestraat 15a

5928 NL Venlo

Nederland

Telefoon: +31(0)77 8080 140

E-mail:  privacy@8vance.com

(Contact)gegevens van onze functionaris gegevensbescherming:

Jasmin Lieffering

Verdener Landstrasse 4

31623 Drakenburg, Duitsland

E-mail: info@litc.de

Versie 07 mei 2025